El artículo 20 de la LOPD determina que los ficheros de datos de carácter personal de las Administraciones Públicas solo podrán crearse, modificarse o suprimirse por medio de disposición de carácter general publicada en el Boletín Oficial del Estado o Diario oficial correspondiente.

Cuando la ley habla de datos de carácter personal no solo hace referencia a nombre y apellidos de las personas, sino que, de manera muy amplia, incluye cualquier tipo de información siempre que haga referencia a una persona física identificada o identificable.

El trámite para la creación, modificación o supresión de ficheros por parte de las Administraciones Locales requiere de dos pasos, pasos que le convierte en un trámite más complejo y sobretodo más lento comparándolo con el de creación, modificación o supresión de ficheros de titularidad privada, pues en éstos últimos, tan solo es necesario el envío de la solicitud de inscripción del fichero al Registro General de Protección de Datos a través del formulario eléctrico NOTA. 

El primer paso para la creación del fichero de titularidad pública comienza con la publicación de la disposición general en el Boletín Oficial, ésta publicación se lleva a cabo por medio de la Administración Local a través de ordenanza, la ordenanza es una resolución municipal que tiene como finalidad explicar de manera clara y precisa, la finalidad de la publicación y las medidas de seguridad que se van a adoptar respecto a los ficheros de datos personales.

El segundo paso sería, la inscripción del fichero en la Agencia Española de Datos, ésta inscripción se lleva a cabo mediante notificación por el órgano competente de la Administración responsable del fichero al Registro General de Protección de datos en el plazo máximo de 30 días desde la publicación de la ordenanza en el Boletín. La notificación del fichero se realiza cumplimentando un formulario electrónico gratuito que se denomina formulario electrónico de Notificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) y que se descarga directamente desde la página web en la Agencia Española de Protección de Datos. Una vez cumplimentado dicho formulario, de debe enviar a la Agencia por cualquiera de las vías permitidas; a través de internet con firma electrónica, a través de internet sin firma electrónica o presentando la solicitud en soporte papel directamente en las oficinas de la Agencia.

Es importante tener en cuenta que la inscripción de un fichero deberá mantenerse actualizada en todo momento así que cualquier modificación que afecte al contenido de la inscripción deberá ser previamente notificada a la Agencia Española de Protección de Datos o a las autoridades de control autonómicas competentes, a fin de proceder a su inscripción en el registro correspondiente.

 Creación, modificación o supresión de ficheros por las Administraciones Locales, enero 2015, Código Legal Abogados.